Trudne rozmowy menedżerskie

Trudne rozmowy menadżerskie to rzec by można codzienność w pracy każdego menadżera. Gdy trzeba odnaleźć się w nowej sytuacji, sprostać nieoczekiwanym emocjom, odwrócić bieg wydarzeń, w których odczuwamy brak wpływu na drugą osobę, zaczynają się strome schody – dla niektórych nie do pokonania.

Trudne rozmowy to najczęściej takie, w których postawa każdej ze stron różni się. Gdy na tę samą kwestię dwie osoby patrzą w skrajny sposób, gdy trzeba surowo ocenić działania drugiej osoby, czy nawet ją zwolnić, rozmowa często jest nieprzewidywalna. Trudne dyskusje w trakcie współpracy pojawiają się często – już na etapie rekrutacji, zmian w obowiązkach, podczas żądań podniesienia wynagrodzenia, w trakcie rozmów na tematy osobiste, czy z chwilą kończenia współpracy.

Znawcy technik psychologii często podkreślają, że trudna rozmowa to często efekt samospełniającej się przepowiedni. Menadżerowie negatywnie nastawieni do pewnych pracowników siłą rzeczy kształtują tok dyskusji, zanim ona jeszcze się realnie zacznie, nie prowadząc do porozumienia, ale do pogorszenia i tak trudnego kontaktu. Co w takiej sytuacji można zrobić? Jedyne rozwiązanie to uzmysłowienie sobie kłopotu oraz wyczyszczenie nieprzyjemnych kart historii we współpracy i maksymalne przyjazne podejście do współrozmówcy.

Psychologowie podkreślają, że bardzo ważny jest komfort w rozmowie. Ignorując tego typu symptomy, działamy na swoją niekorzyść. Jeśli zaczyna nam brakować przestrzeni, warto poprosić o przerwę, o chwilę na zastanowienie i wrócić do rozmowy przykładowo następnego dnia. Istnieje duża szansa, że po wzburzonych po obu stronach emocjach pozostanie niewiele albo nawet nic.

Trudne rozmowy można z powodzeniem przejść, bez szkody dla rozmówców, jeśli w ich trakcie będziemy starali się zachować spokój, wyciszyć emocje – to jasne oraz, co może nie zawsze uzmysławiane – jeśli będziemy starali się poznać potrzeby drugiej osoby oraz wzorce zachowań w określonych sytuacjach. Znajomość praw psychologii pomaga w sprawnym przeprowadzaniu trudnych rozmów. Przykładowo jeśli będziemy sobie zdawali sprawę z tego, że wszystkie zmiany początkowo wywołują opór, łatwiej przyjdzie nam zrozumieć pracowników, którzy mogą reagować protestem w obawie o własną pozycję w firmie, o wystarczalność własnych kompetencji do sprostaniu nowej sytuacji, o celowość zmian, itd.

Strategii postępowania podczas trudnych rozmów menadżerskich można nauczyć się samodzielnie, metodą prób i błędów i na podstawie wnikliwych obserwacji. Technika ta wydaje się jednak niewystarczająca. Łatwiej zapobiegać bowiem konsekwencjom nieprawidłowego zarządzania niż później borykać się z ich skutkami. Rozwiązaniem najbardziej optymalnym wydaje się wzięcie udziału w kursie poświęconych temu zagadnieniu. Szkolenia pozwalają bowiem poznać podstawowe typy osobowości rozmówców, wdrażając konkretne techniki rozmowy z uwzględnieniem kluczowych kompetencji. Pomagają wykorzystać wiedzę z zakresu oddziaływania zachowań niewerbalnych oraz unikać postaw i gestów, które są niezbędne do dobrego kontaktu. Dobre techniki przeprowadzania trudnych rozmów menadżerskich są w końcu w stanie skutecznie zmotywować pracownika, bez wpadania w pułapki chwalenia oraz zarządzania strachem.

Dorota Trzcińska-Sieracka