Wykorzystanie czasu

Zarządzanie czasem to bardzo popularny i ważny temat, zwłaszcza na szczeblach kierowniczych i zarządzających. W dzisiejszym świecie pojęcie czasu uległo przewartościowaniu. Czas kojarzy się z wyścigiem, gonitwą, z czymś czego tak naprawdę nigdy nie mamy. W codziennym życiu wciąż jesteśmy zalatani i zabiegani. Czas mija nieubłagalnie. Na brak czasu narzekają wszyscy. Obecne standardy i wymogi czy wręcz moda, nakazuje nam stawiać sobie coraz to nowe cele do realizacji. Sami wpadamy w samonakręcający się mechanizm, często nie zdając sobie sprawy, że nie da się po prostu zrobić wszystkiego.

Zarządzanie czasem – umiejętność i potrzeba

Zarządzanie czasem jest procesem, który ściśle związany jest z podstawami egzystencji ludzkiej. Jest on regulowany przez czas zegarowy, biologiczny oraz hierarchię potrzeb człowieka. Jak wiemy, chociaż nie zawsze zdajemy sobie z tego sprawę, czas jest pożytkiem ograniczonym jeśli chodzi o ilość i co najgorsze, nie da się go cofnąć, składować, nie można go kupić, zwielokrotnić, nie da się go niczym zastąpić i do tego nieustannie upływa. Jednym z największych problemów ludzi jest marnowanie czasu.

Życie pokazuje i uczy, że trzeba umieć wybierać między tym co bardziej ważne, a tym co mniej istotne. W obecnym świecie sztuką jest odpowiednie planowanie, które fachowo określa się zarządzaniem czasu. Proces ten ma ogromne znaczenie w kontekście organizacji pracy w firmach.

Efektywne zarządzanie czasem w przedsiębiorstwach jest kluczowym czynnikiem stanowiącym o dobrym lub złym jego funkcjonowaniu. Możliwe jest ono tylko wtedy, gdy poświęca się temu zagadnieniu odpowiednio dużo uwagi, analizując i nie pomijając żadnych z jego składowych. Zarządzanie czasem w firmie opiera się na: planowaniu, zarządzaniu zespołem, motywowaniu i delegowaniu.

Jak dobrze planować?

Umiejętności dobrego planowania można nauczyć się znając elementarne techniki zarządzania. Podstawą prawidłowego funkcjonowania firmy jest przede wszystkim wzorcowy i idealny rozkład dnia osoby zarządzającej firmą. Jeśli osoba nadzorująca innych, sama ma gruntownie i bezkolizyjnie wyznaczone cele do zrealizowania w ciągu dnia, to będzie to stanowiło podstawę sprawnego działania  podwładnych. Taki plan jest podwaliną sukcesu współpracowników. Jaki plan jest idealny? Taki, który bierze pod uwagę wszystkie najważniejsze i absolutnie konieczne aktywności ludzkie. Wzorcowy plan określa, które godziny poświęca się na pracę, które przeznacza się na spędzanie czasu z rodziną, w jakim momencie należy zając się obowiązkami, a kiedy powinno oddać się rozrywce i relaksowi.

Należy pamiętać, że najlepszy plan dnia to również taki, który uwzględnia założenie, które pozwala zrobić jak najwięcej w możliwie najkrótszym czasie, oczywiście bez uszczerbku na jakości wykonywania zadania. Plan dnia powinien być determinowany priorytetami, a zatem ściśle określa się co w danym dniu jest najważniejsze do zrobienia, pozwalając rzeczom mniej ważnym zejść na drugi plan. Ponadto, jeśli to możliwe, warto układać w bloki tematyczne te zadania, które można wykonać kompleksowo, dzięki czemu załatwienie i wykonywanie pewnych obowiązków będzie łatwiejsze i prostsze w realizacji.

Osoby zgłębiające tajniki zagadnienia związanego z zarządzaniem czasem uważają, że funkcjonująca w pracy tzw. wielozadaniowość to nie najlepsze rozwiązanie. Istnieje przekonanie, że nie da się w jednym czasie dobrze wykonać kilku rzeczy w tym samym czasie. Umysł człowieka ( a zwłaszcza mężczyzny) jest tak skonstruowany, że nie potrafi koncentrować się na paru zadaniach jednocześnie. Wykonując jedno zadanie i poświęcając mu całą uwagę, jest się w stanie wykonać określoną rzecz znacznie szybciej, sprawniej i dokładniej.

Kamieniem węgielnym dobrego planowania jest zasada, żeby realizować założenia zawarte w planie zgodnie…. z planem. Mimo, że brzmi to dość dziwnie, to w stwierdzeniu tym tkwi głęboka prawda i sens. Odkładanie wyznaczonych i ściśle określonych zadań na inny dzień, przekładanie terminów z jednego dnia na drugi, a później z tygodnia na kolejny tydzień powoduje dezorganizację, nagromadzenie i napiętrzenie kolejnych zadań, co w efekcie może doprowadzić do niewydolności pracownika i chaosu w firmie.

Warto pamiętać, że każdy plan dnia powinien uwzględniać również przerwy. Relaks i odprężenie, nawet na 15 minut, dodaje nam sił i motywacji oraz odświeża umysł. Wykluczenie z codziennego terminarza przerw to błędna polityka, która w efekcie zmniejsza naszą wydajność i komfort pracy.

Wielu z nas chciałoby poznać techniki prawidłowego zarządzania czasem, ale zwyczajnie…. brak nam na to czasu. Warto jednak poświęcić naszą uwagę temu zagadnieniu, gdyż korzyści płynące z posiadania takiej wiedzy mogą być bardzo wymierne. Formą edukacji, która obecnie pozwala zaoszczędzić najwięcej cennego czasu jest nauka przez Internet – bez wychodzenia z domu czy w trakcie wolniejszych „przebiegów w pacy”. E-learning oferuje szeroki tematycznie wachlarz kursów internetowych, do których zagląda coraz więcej osób chcących rozszerzyć swoje horyzonty.

Karolina Kasowska