Zarządzanie zespołem

Zarządzanie zespołem to proces, którym stymuluje osoba będąca odpowiedzialna za pracę szeregu ludzi. W każdej firmie, organizacji czy instytucji zadanie to znajduje się w rękach menadżera. Umiejętność sprawnego zarządzania zespołem to zadanie, które wymaga sporej wiedzy i doświadczenia. Powszechnie wiadomo, że „dobrego menadżera ze świecą szukać”. Rzeczywiście, osoba zatrudniona na stanowisku kierowniczym, odpowiedzialna za nadzorowanie procesu zarządzania i wykorzystująca w pełni niezbędną wiedzę, umiejętności i szerokie kompetencje właściwe kierowaniu ludźmi i zarządzaniu organizacjami musi umieć zmierzyć się z wieloma niebagatelnymi problemami, często w warunkach niepewności, niestabilności i zmienności otoczenia.

Zarządzanie zespołem – komunikacja z pracownikiem

Bezsprzecznie najważniejszym i kluczowym zagadnieniem związanym z rolą menadżera jest właściwa komunikacja z pracownikami. To grunt, na którym kiełkuje sukces, w przypadku dobrego zarządzania zespołem lub rodzi się porażka, kiedy relacje te są zachwiane i niewłaściwe. Każde działanie podjęte w firmie opiera się na ludziach. To od nich zależy czy skończy się ono pozytywnie i czy realizacja przyniesie zadowolenie. Potencjał zawarty w człowieku jest największą siłą napędową. Na dalszym planie dostrzega się pozostałe wskaźniki jak: nowoczesne programy, dobrej jakości urządzenia, ogólne wyposażenie biura itd. Jeśli zespół pracowników nie będzie jednością, wzajemnie uzupełniającym się i wspierającym oraz wspieranym organem, to projekt i zadanie z pewnością nie zakończy się powodzeniem. Dlatego też w pierwszej kolejności należy postawić na właściwą komunikację opartą na dobrych i pozytywnych emocjach. Przede wszystkim należy położyć nacisk na budowanie i utrwalanie zachowań, których podstawą jest szacunek i zaufanie. To powoduje, że podnosi się jakość współpracy całego zespołu. Zapobieganie sytuacjom stresowym oraz wprowadzanie przyjaznej atmosfery zawsze przynosi doskonałe rezultaty i wspaniałe efekty.

Coraz częściej słyszy się o tzw. coachingowym stylu zarządzania. Nieustanne wspieranie pracownika w etapach związanych z kreowaniem nowych pomysłów i bardziej efektywnych sposobów działania to najważniejsza rola menadżera. O wiele trudniej dojść do porozumienia opierając się na nakazowo – dyrektywnym sposobie zarządzania.

Zarządzając zespołem wzorcowy menadżer  musi wyróżniać się pewnością siebie, ambicją, silną orientacją na sukces, asertywnością, uporem i stanowczością, wysoką tolerancją na stres, szeroko rozwiniętą umiejętnością tworzenia wizji, a przede wszystkim kreatywnością i innowacyjnością. Wysoko cenionym atutem menadżera w relacjach z pracownikami są talenty dyplomatyczne, sprawność perswazyjnego i klarownego mówienia, uważne słuchanie pracowników, a także szybkie podejmowanie decyzji.

Zarządzanie zespołem – umiejętny podział obowiązków

Zarządzanie zespołem polega na mądrym i sprawnym podziale obowiązków. Każdy pracownik wykazuje określone kompetencje. Dobry menadżer umie odnaleźć w grupie osoby, które wykonują określone zadania lepiej niż inni i czuje się w tym dobrze. Uważny menadżer powinien dążyć do wykorzystania indywidualnych preferencji pracowników oraz skoncentrować się na ich rozwijaniu, poszerzaniu i ugruntowywaniu. O tym czy ktoś jest kompetentny i godny zaufania można przekonać się generując określone sytuacje i analizując adekwatne zachowania. Tak zwane delegowanie pracowników do ściśle określonych zadań powoduje, że każda osoba w zespole wie konkretnie czym ma się zająć, na czym skupić i za co jest odpowiedzialna. Po osiągnięciu określonego celu delegowana osoba zazwyczaj traci upoważnienia, aż do następnego projektu, którego realizacja być może zostanie przekazana w jej ręce.

Zarządzanie zespołem – motywowanie i karanie

Każdy pracodawca chce mieć zespół pracowników, który jest zmotywowany i pozytywnie nastawiony na rozwój. Prawdą jest, że większa motywacja przekłada się na większą efektywność. Menadżer powinien umieć wpływać na zespół tak, aby wykazywał się on jak największym zaangażowaniem w pracy. Większa wydajność zespołu prosto i bezpośrednio przekłada się na oszczędność pieniędzy w firmie, gdyż w takim układzie wykonuje się więcej pracy w krótszym czasie.

Motywowanie pracownika nie zawsze wiąże się z bezpośrednią gratyfikacją. Czasem nawet metody bezgotówkowe dają lepszy skutek niż te pieniężne. W ostatnich latach znacząco wzrosła świadomość osób czynnych zawodowo na temat ważności i istoty doszkalania, czyli inwestowania w siebie. Menadżer widząc osobę ambitną i chcącą doprecyzować swoje kompetencje, może zaproponować sfinansowanie szkolenia czy kursu. Obecnie zakres tematyki, różnorodność i swoboda w dostępie do szkoleń jest bardzo szeroka. Popularność zyskuje nowoczesna metoda edukacji zwana e-learningiem, która nie obciąża czasowo uczestników i jest bardzo elastyczna. Można również sfinansować pracownikom innego rodzaju motywujące zabiegi jak: bilety do kina dla całej rodziny czy też karnet na siłownię, basen itp. Oczywiście warto wziąć pod uwagę metodę pieniężną w procesie motywowania. Prowizja od osiągniętych zysków, podwyżka czy premia to zawsze ważny argument ze strony menadżera.

W procesie zarządzania zespołem musi pojawić się temat karania pracowników. Zwracanie uwagi na złe działania i wyciąganie z nich konsekwencji bywa przeważnie kłopotliwe i krępujące, zarówno dla menadżera jak i dla pracownika. Jest to jednak nieodzowna część obowiązków osoby zarządzającej zespołem.

Dość niekomfortową sytuację może również wywoływać fakt, że czasem trzeba ocenić cały zespół, o którym akurat nie można powiedzieć za wiele dobrego. W takiej sytuacji kompetencje menadżera i jego predyspozycje w relacjach interpersonalnych sprawdzają się najlepiej. Należy bowiem przekazać umiejętnie negatywne informacje tak, aby poprzez rozmowę zmotywować do działania i podnieść przy tym morale zespołu, nie odbierając chęci i zapału do dalszej pracy.
Zarządzanie zespołem to ustawiczna praca i ciągły proces. Umiejętne stosowanie technik pomagających w kierowaniu ludźmi wymaga zdobycia adekwatnej wiedzy, przeczytania wielu branżowych publikacji i wykonaniu wielu ćwiczeń, by zdobyć doświadczenie. Menadżer to osoba, która sama wciąż się uczy, poświęca na edukację dużo czasu i energii, szukając często pomysłów i rozwiązań w trakcie inspirujących rozmów i utrzymując rozległe kontakty.

 

Karolina Kasowska